Mengentri ataupun sekedar mengamati sejumlah besar data pada Excel bisa melelahkan karena seringkali data yang terpampang pada monitor bukan hanya jumlahnya banyak sampai berlembar-lembar ke bawah, tapi juga setiap record punya unsur data yang bisa terus memanjang ke sebelah kanan. Jika melewati batas halaman, mungkin sebagian dari kita akan menggeret slider memastikan apakah kita berada pada track kolom data yang benar, demikian pula dengan record yang unsur datanya melewati batas halaman sebelah kanan.
Supaya nggak capek menggeret slider ke sana ke mari, cobalah pergunakan fasilitas Freeze Panes. Fasilitas ini berguna untuk menahan kolom dan baris tertentu untuk senantiasa terlihat pada layar, meskipun kita bergerak pada data yang panjang ke bawah atau ke sebelah kanan. Caranya:
Pilih sel yang sel sebelah kirinya dan sel sebelah atasnya ingin ditampilkan terus/tidak ikut bergerak
Kemudian klik Window > Freeze Panes. Gerakkan lembar data untuk mengetahui kegunaannya.
Untuk menormalkan kembali, klik Window > Unfreeze Panes.
Jika kita menginginkan data laporan kepegawaian kita yang dibuat dengan Excel berfungsi sebagai database (meskipun dengan kemampuan pengolahan yang terbatas) maka data semestinya bersifat terus menerus, tidak terputus-putus agar kita bisa dengan mudah melakukan pengolahan seperti mem-filter atau menyortir atas data tersebut. Repotnya, pada pola penggunaannya yang umum, sumber/materi data Excel biasanya juga berfungsi sebagai laporan yang seringkali kudu ditampilkan sedikit berbeda.
Misalnya, saya masih sering melihat seorang rekan yang karena ingin menampilkan judul kolom pada setiap lembar laporannya, ia melakukan copy-paste judul kolom pada setiap awal lembar laporan. Hal demikian mestinya tidak perlu terjadi lagi, karena tanpa merusak tampilan data, Excel sudah menyediakan fasilitas perulangan baris (judul kolom) di setiap bagian atas lembar laporan. Begini:
File > Page Setup
Pada kotak dialogPage Setup, masuk ke tab Sheet
Letakkan kursor pada isian Rows to repeat at top
Pada lembar kerja Excel, arahkan tanda panah hitam pada baris/judul kolom yang ingin ditampilkan di setiap lembar cetak laporan data
Sesudahnya klik OK, dan periksa hasil cetaknya dengan Print Preview.
Selain penomoran halaman, keterangan waktu pencetakan perlu juga ditampilkan pada laporan data kepegawaian. Hal ini terutama mengingat pergerakan data kepegawaian yang sangat dinamis. Aktualitas dan akurasi data menjadi sedemikian penting, karena ada saat-saat tertentu data mengalami perubahan yang drastis – misalnya keluarnya SK Kenaikan Pangkat.
Ada lagi jenis perubahan data yang relatif cepat – misalnya pada 2 hari yang lalu dari Bidang Mutasi diperoleh SK Mutasi Umum atas nama Tn. X dari unit kerja A ke Unit Kerja B. Oleh karena satu dan lain hal, pada hari ini SK Mutasi tersebut dibatalkan. Kiranya takperlulah bertanya kenapa ada SK Mutasi cuma berumur 2 hari, dan bagaimana pula kualitas analisis yang memungkinkan hal itu terjadi. Yang penting: jika antara keluarnya SK dan pembatalannya kita sempat membuat laporan data, maka data yang ada di lembar laporan itu sudah tidak dapat dipakai lagi!
Cara menambahkan keterangan waktu pada laporan:
1.File > Page Setup
2.Pada kotak dialogPage Setup, masuk ke tab Header/Footer
3.Kalau mau, kita bisa memilih Header/Footer yang sudah disediakan oleh Excel. Kalau tidak, kita bisa mengkustomisasi Header/Footer yaitu dengan meng-klik Custom Header atau Custom Footer
4.Sebagai contoh, kita ingin memasukkan Footer sebelah kiri : Dicetak pada (tanggal_cetak);(jam_cetak). Klik Custom Footer, lalu pada Left Section tuliskan Dicetak pada &[Date]&; &[Time]. Tekan OK dan OK untuk keluar dari kotak dialog Page Setup.
Kita bisa mengubah jenis huruf, besaran atau modelnya, dan keterangan-keterangan lain yang ingin kita tambahkan pada kotak dialog Header/Footer ini.
Blog ini tidak sekali-kali bermaksud ingin menunjukkan bahwa saya lebih tahu tentang Excel dan Access dari -- siapapun -- Anda. Blog ini sebetulnya cuma sebuah cara yang lebih lapang dan irit (ketimbang via sms atau telepon) untuk menjawab beberapa pertanyaan mantan rekan sekerja saya dulu di bidang pengolahan data kepegawaian. Selain itu, blog ini lebih mirip catatan masalah yang pernah saya hadapi ketika saya bertugas di tempat saya dulu. Bahwa kemudian dari blog ini ada pihak lain yang memperoleh manfaat atau bahkan ingin menyampaikan koreksi/alternatif yang lebih baik, maka semua tujuan utama kehadiran blog ini sudah berhasil seperti yang diharapkan. Terima kasih.